Die Empfangsbestätigung dient als Beleg dafür, dass eine Briefsendung, eine sonstige allgemeine Nachricht oder eine Ware den Empfänger erreicht hat.
Der Empfang wird regelmäßig auf einem Zettel per Unterschrift bestätigt. Mittlerweile sind viele Kurierdienste auch mit so genannten Palmtop – Computern unterwegs. Der Empfänger einer Ware gibt seine Unterschrift direkt auf dem Display des Computers ab.
Empfangsbestätigungen werden an ganz verschiedenen Stellen eingesetzt. So zum Beispiel beim Einschreiben, wenn die Zusatzoption Rückschein gewählt wird. Hier ist der Rückschein die Empfangsbestätigung. Der Empfänger oder ein entsprechend Berechtigter quittiert also die Zustellung und der Schein wird an den Absender zurück geschickt. Dieser Rückschein ist für den Absender natürlich mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Auch bei der Zustellung an Anwälte sieht die Zivilprozessordnung die Möglichkeit der Zustellung gegen Empfangsbestätigung vor.
Selbst in E-Mails gibt es mittlerweile Empfangsbestätigungen – Message Disposition Notification.
Empfangsbestätigungen werden vor allem dann eingesetzt, wenn der Absender einer Sendung ein gesteigertes Interesse am Nachweis des Zugangs hat. Dies gilt etwa für rechtsgeschäftliche Erklärungen oder in Situationen, in denen eine Frist gewahrt werden muss. So kann der Empfänger einer Sendung nicht behaupten, dass der Zugang nicht erfolgt sei.