Ein QM-Handbuch ist quasi eine Bedienungsanleitung für das Qualitätsmanagementsystem. Darin sind alle Schritte beschrieben und die Arbeitsabläufe der einzelnen Produktionsschritte genau bezeichnet, um genau festhalten zu können, wie das Qualitätsmanagementsystem umgesetzt wird. So kann die Produktion auf höchstem Niveau geführt und die Qualität immer überwacht werden.
Ohne QM-Handbuch müsste der Mitarbeiter der Qualitätssicherung ständig neben den einzelnen Produktionsplätzen stehen und genau darauf achten, dass die Produktion nach den eigenen vorgegebenen Qualitätsstandards durchgeführt wird. Mit einem QM-Handbuch kann man diese Arbeiten selbstständig durchführen lassen. Die Mitarbeiter wissen mit einem solchen Handbuch genau, auf welche Dinge sie bei der Produktion achten müssen und so ist eine Kontrolle nur noch stichprobenartig notwendig.
QM-Handbücher werden schon sehr lange eingesetzt. In vielen Bereichen des gewerblichen Wirkens werden sie von den Behörden verlangt. So darf ein Imbiss oder ein Restaurant nur mit einem QM-Buch betrieben werden, in welchem genau geschrieben steht, was und vor allem in welchen Abständen zu reinigen ist. Mit solchen Büchern kann sich das Unternehmen daher auch sehr gut gegen eine Behörde absichern.